RTK-Palvelu: Palveluprosessin digitalisointi NFC:lla parantaa tuloksia

0

RTK-Palvelu on kiinteistöhuollon monipalveluyhtiö, jolla on suuri määrä palvelukohteita ja henkilöstöä valtakunnallisesti. Kehittääkseen palveluidensa tuotannonohjausta, RTK-Palvelu digitalisoi palveluprosessejaan mobiilitunnistamisella eli NFC-teknologialla. Automaattisella kohteiden ja käyttäjien tunnistamisella vähennetään merkittävästi virheitä, mikä säästää aikaa ja lisää prosessien tehokkuutta.

Haaste: Tarkkuutta palvelukohteiden kirjauksiin

RTK-Palveluiden haaste oli kehittää tuotannonohjausta niin, että pystyttäisiin tehostamaan töiden kirjausta palvelukohteissa ja vähentämään virhekirjauksia.

Palvelukohteissa haasteita on aiheuttanut osittain manuaalinen töiden kirjaus. Palvelukohteita on kaikkiaan 7000-8000, joten oikean kohteen löytäminen työsuoritusten kirjaamiseksi on ollut työlästä ja virhemahdollisuudet ovat olleet melko suuret. Virheelliset kirjaukset ovat aiheuttaneet lisätöitä palkanmaksu- ja laskutusprosessissa. Kuitatut työt ovat olleet ennalta sovittuja työlistassa olevia töitä. Nopeita keikkatöitä ei ole pystynyt kirjaamaan, jos ne eivät olleet työlistassa. Lisätyöt on käsitelty aikaisemmin manuaalisesti; niistä sopiminen on ollut usein suullista ja muistinvaraista, ja käytännöt vahvasti henkilö- ja tiimikohtaisia. Tiedot eivät ole aina siirtyneet laskutukseen.

Tavoitteena oli automatisoida töiden kirjausta ja vähentää virheistä aiheutuvia ongelmia. Kaikki osapuolet hyötyvät, kun työ kirjautuu oikealle kohteelle. Työntekijät saavat oikeankokoisen palkan oikeasta työstä, sillä palkka on yleensä kohdekohtainen. Oikealle asiakkaalle lähtee oikean kokoinen lasku. Toimintaa pystytään tehostamaan, kun kirjaukset menevät oikein ja saadaan parempaa dataa.

Ratkaisu: Virheet vähenevät tuotannonohjauksen automatisoinnilla

RTK-Palvelun tuotannonohjauksen kehittämiseen valittiin NFC-teknologia, jota hyödynnetään työnohjaukseen ja mobiilikuittaukseen tarkoitetun Mobilog-järjestelmän kanssa. Pilottiprojekti toteutettiin CGI:n Mobilog-ohjelmistolla ja Toptunnisteen toimittamilla tunnisteilla.

Uuden ratkaisun avulla työsuoritukset kuitataan helposti mobiililaitteilla. Ratkaisulla tavoitellaan kirjausten tarkkuutta. Työntekijät tunnistavat kohteessa olevan NFC-tunnisteen älypuhelimella ja kuittaavat työn tehdyksi. Kirjaukset menevät automaattisesti oikealle kohteelle. Kohteissa on yleensä yksi tunniste per kohde. Laajoihin kohteisiin, kuten isoihin halleihin, kopioidaan päätunniste useampaan sijaintiin, jolloin työntekijät voivat kuitata työn vaivattomasti. RTK-Palvelun työntekijöiden mobiililaitteet on uusittu ja niissä on kirjauksiin tarvittava NFC-ominaisuus.

RTK_Palvelu_NFC_tag

RTK-Palvelun tunnisteratkaisu on integroitu yrityksen tietojärjestelmiin. Kirjaukset siirretään Mobilog-ohjelmistosta toiminnanohjausjärjestelmään ja edelleen palkkahallintaan sekä taloushallinnon raportointiin.

RTK-Palvelussa on otettu käyttöön myös henkilökohtaiset käyttäjätunnisteet, jotka helpottavat työntekijöiden hallinnointia. Erillisiä tunnuksia RTK-Palvelun järjestelmään ei tarvita, vaan työntekijä aloittaa työpäivän kirjautumalla sisään mobiilitunnisteella. Kun kaikki päivän kohteet on kuitattu, työntekijä kirjautuu ulos järjestelmästä. Koodatut käyttäjätunnukset helpottavat toimintaa ja säästävät käyttäjätunnusten hallinnointiin kuluvan työajan.

Tulokset: Tuotantoprosessin digitalisoinnilla tehoa palveluihin

Uusi ratkaisu on vielä käyttöönottovaiheessa, mutta pilottiprojektista ja alkuvaiheen käytöstä on jo saatu seuraavia tuloksia:

  • Ensisijainen tavoite eli virheiden vähentäminen kirjauksissa on toteutunut.
  • Käyttäjien kirjautuminen käyttäjätunnisteilla on ollut lähes 100% ja myös kohteiden kirjaaminen on korkealla asteella. Aikaisemmin kirjautuminen on ollut vaihtelevaa ja vaikeasti mitattavissa, mutta uudella järjestelmällä tietoa saadaan helposti.
  • Kirjaamisen automatisoinnilla saadaan ajansäästöä ja pitemmällä aikavälillä toiminnan tehostuessa kustannussäästöä.
  • Uuden ratkaisun avulla saadaan lisätuloa, kun keikkatöitä voidaan jatkossa kirjata helposti mobiililla ja niiden laskuttaminen on varmempaa.
  • Ratkaisun avulla seurannan tarkkuus ja saadut tulokset parantuvat huomattavasti.

Yhteistyö Toptunnisteen kanssa on joustavaa ja toimii. Ymmärrys toimittajan puolelta on tärkeää. Omalla ilmeellä brändätyt tunnisteet olivat hyvä ajatus, ne ovat tuoneet asiakaskohteisiin RTK:n näkyvyyttä ja työntekijöille hyvää fiilistä. Työntekijät ovat olleet tyytyväisiä ratkaisuun”, kertoo Tero Jalonen RTK-Palvelusta.

Uusi ratkaisu digitalisoi palveluiden tuotantoprosessia ja vähentää manuaalisia työvaiheita. Jatkossa tilauksia ja palveluiden toteutumista on helppo seurata datan perusteella. Saadaan tietoa prosessin ogelmakohdista, kuten miksi johonkin työvaiheeseen on käytetty normaalia enemmän työaikaa, ja niiden syihin pystytään paneutumaan helpommin. Datan pohjalta voidaan toimintaa kehittää, suunnitella ja ennakoida paremmin.

Uuden järjestelmän käyttöönotto kiinteistöpalveluiden tuotannonohjauksessa on RTK-Palvelulle merkittävä projekti ja investointi, joka kuitenkin maksaa itsensä takaisin. Myös muut kuin rahalliset hyödyt ovat merkittäviä. Palvelun käyttöä on tarkoitus laajentaa myöhemmin. Samaa käyttäjätunnistetta voidaan käyttää jatkossa myös muihin järjestelmiin. Käyttöönoton valmistuttua tavoitteena on kehittää edelleen palveluita digitaalisemmiksi RTK-Palvelun strategian mukaisesti.

**

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä niin kerromme mielellämme lisää älykkäistä ratkaisuistamme tunnistamiseen liittyen: puh. 010 841 0330 tai sales (at) toptunniste.fi.

**

RTK-Palvelu on erikoistunut kiinteistöhoidon monipalveluyhtiö ja yksi Suomen johtavista kiinteistöhuollon, teknisten palveluiden, teollisuuden ja siivouspalveluiden tarjoajista yli 45 vuoden kokemuksella. RTK-Palvelun 30 toimipisteessä työskentelee yli 3 300 ammattilaista, jotka huolehtivat asiakkaiden kiinteistöjen, kuten teollisuusyritysten, hotellien, laivojen, satamien ja vaativien liikekiinteistöjen huollosta. RTK-Palvelu on on osa arvostettua Contineo-konsernia, johon kuuluu myös jääkiekkojoukkue Rauman Lukko.

www.rtkpalvelu.fi

rtkpalvelu_logo-rgb

Share.

About Author

Comments are closed.